云南财经大学中华职业学院公文处理规范(试行)

云南财经大学中华职业学院公文处理规范

(试 行)

为规范学院的公文处理,现根据《国家行政机关公文处理办法》和学校关于公文处理的有关规定,制定本《规范》。

一、公文处理原则

(一)公文处理应当坚持实事求是、精简高效的原则,做到及时、准确、安全。公文内容要符合国家的法律和法规,符合党和国家的方针政策及现行的有关规定,保证公文的正确性。

(二)公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定,确保国家和学校秘密的安全。

(三)发文要坚持少而精的原则,既要提高质量,又要控制数量;凡是可以用电话、协商等方式解决的问题不印发文件;凡是可以用部门文件解决的问题,不印发学院文件;可以用白头文件解决的问题,不印发正式(红头)文件。

(四)贯彻上级文件,不发简单的表态性和照搬照套文件。确需要发文的,必须结合实际提出切实可行的贯彻意见;学院各部门之间对有关问题未经协商一致,不得各自向下行文。

(五)各部门以学院名义制发公文时,代拟稿在送学院领导签发前,应送办公室审核。公文稿如需作较大修改,应当与原起草部门协商或者请其修改。办公室作了较大修改的文稿,应当征求拟稿部门的意见。

(六)公文应当按程序办理。除领导直接交办的事项外,凡越过办公室直接送领导个人的公文,一律不予受理。办公室和各部门应建立公文催办检查制度。

二、公文行文要求

(一)公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权和主送机关的行文关系确定。“请示”应当一文一事;“报告”不得夹带请示事项。

(二)公文中的人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题,后引发文号。日期应当写具体的年、月、日。

(三)公文结构层次序数第一层为“一”,第二层为“(一)”,第三层为“1.”,第四层为“(1)”。

(四)公文中必须使用国家法定的计量单位。文内使用非规范化简称,一般应当先用全称,并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式,应当在第一次出现时注明准确的中文译名。

(五)公文中的数字,除成文时间,部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外,应当使用阿拉伯数字。

(六)起草、修改和签批公文,用笔用墨必须符合存档要求。应使用格式规范的文件稿纸,不得在文稿装订线外书写。凡字迹潦草或修改较多以及不合要求的文稿,应当眷写清楚后,再呈领导审批。

三、公文组成规范

(一)学院发文字号由办公室统一负责。编制系列如下:

行政管理类:云财中华职院〔

党务工作类:云财中华职院党〔

党、政联发文件类:云财中华职院党政〔

函件类:云财中华职院函〔

通知、通告类:云财中华职院通字〔

报告、请示类:云财中华职院报字〔

会议纪要类:云财中华职院纪要〔

“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。联系人一般为该公文的撰稿人、主办人员或部门负责人。

(二)公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容,并尽量标明发文机关,要准确使用公文种类。标题中除规章制度名称加书名号外,一般不用标点符号。

(三)公文除会议纪要外,都应加盖印章。用印要求上不压正文、下骑年盖月,印记端正清晰。

(四)公文一般应有印制版记。印制版记包括公文制发单位名称,制发日期和份数。公文用纸采用国际标准A4型(210mm×297mm),由办公室统一监制。

(五)公文统一排版规格与印刷装订要求:页边距为上3.2厘米、下3.1厘米、左右各2.5厘米,正文用3号仿宋体字,公文标题用2号小标宋体,一般每页排22行,每行排28个字。公文应左侧装订,不掉页。